Vous voilà en plein dans vos préparatifs de mariage.
A force de rechercher sur le net les meilleurs prestataires, lire les tous articles que vous trouvez sur les astuces pour ne rien rater le “JOUR J”, vous pensez que l’organisation d’un mariage n’a plus de secret pour vous.
*Avez-vous quand même pensé à tout ?
On vous vous résume les points essentiels pour ne pas vous faire avoir par de “potentiels prestataires” et ainsi faire les bons choix, et lorsque vous les avez choisis pour les bonnes raisons, ensuite tenez compte de l’avis de vos professionnels.
*Attention à la signature du contrat avec votre prestataire de mariage
Lorsque vous serez décidés sur un prestataire, il faut formaliser votre accord par la signature d’un contrat qui précise vos obligations mais aussi celles du prestataire.
Ne vous laissez pas acheter par un joli sourire et un “On ne va pas s’embêter avec la paperasserie!” Eh bien si, il le faut!
On vous le souhaite qu’il n’y ait aucun problème entre vous et le prestataire, mais si jamais il y a un désaccord, “cette paperasserie” vous sera très utile.
N’hésitez pas à lire entièrement, même les toutes petites lignes et à demander des précisions si des points ne vous semblent pas très clairs.
*Le versement du premier acompte
Il doit être précisé dans le contrat. Demandez à quel moment votre acompte ou arrhes seront encaissés.
Pour certaines prestations, il est normal que le prestataire l’encaisse relativement rapidement.
Cela sera le cas pour les prestataires devant engager un travail rapidement après la signature (créations musicales, artistiques, ou des décorations par exemple)
Pour d’autres prestataires comme le traiteur ou le photographe, par exemple, là il s’agit souvent d’une avance de trésorerie plutôt qu’un acompte pour commencer son travail, vous pouvez demander à ce qu’il soit encaissé un peu plus tard.
En attendant ce chèque servira au prestataire de garantie en cas d’annulation de dernière minute.
*Le solde à verser doit être obligatoirement précisé dans le contrat
Là aussi le versement du solde doit être précisé dans le contrat et sachez que, sauf cas particuliers, le solde sera à verser le jour du mariage.
N’hésitez pas à confier cette tâche à une personne proche qui fera le tour des prestataires pour leur remettre leur chèque.
*Il faut prendre en compte les frais de déplacement du prestataire
Il est tout à fait normal que les frais de déplacement engagés pour votre mariage soient remboursés au prestataire si vous n’avez pas trouvé de votre prestataire proche de chez vous… mais dans la limite du raisonnable tout de même!
Par exemple, vous vous mariez à Nevers et que vous tenez absolument à ce que cela soit le Photographe “Y”, ou le DJ “X” de Clermont-Ferrand qui couvre ou anime votre mariage, il est normal de prendre en charge au moins une partie de son déplacement.
Par contre le prestataire qui a 10 km à parcourir, ça l’est un beaucoup moins.
Souvent le prestataire prend une partie des frais de déplacement à sa charge, c’est le dépassement qu’il vous demande de régler.
Vous pouvez aussi si vous voulez lui réserver un hôtel pas loin de votre lieu de réception.
Parce que faire 1 heure de route pour dormir après plus de 16 heures de travail en continu, je vous assure que c’est très compliqué.
Établissez avec votre prestataire ce qui est à votre charge.
*Valider le temps de présence de chaque prestataire lors de votre mariage
Il est très important de bien valider le temps de présence de chaque prestataire. Certains proposent des forfaits “horaires”, d’autres des forfaits “soirée”, quelle que soit l’heure de fin.
Pour un DJ par exemple, c’est plutôt un forfait soirée qu’il doit vous proposer (souvent avec une heure de fin vers 5h/-6h du matin) car s’il vous propose un forfait avec cinq heures de présence et heures supplémentaires à partir de minuit, il y a un déjà un problème.
Le photographe avec qui vous avez prévu de rester jusqu’à la pièce montée, qui généralement est servie à partir de 23 heures 30, ou minuit idéalement.
Mais si vous avez eu un gros décalage dans la journée et que votre pièce montée ne sera servie vers 2 heures du matin : prévoyez au préalable ce genre d’imprévu avec les prestataires concernés pour voir s’ils vous facturent des heures supplémentaires, ou s’ils sont souples et vous laissent un peu de marge.
Cela serait dommage que sous prétexte de budget, vous ne puissiez pas payer les heures supplémentaires de vos prestataires et ainsi louper les belles photos de votre pièce montée, ou devoir arrêter votre soirée alors que tous les invités s’amusent.
*Dois-je prévoir le dîner des prestataires le soir du mariage?
C’est souvent une grande question qui se pose à tous les coups : dois-je nourrir ou non mes prestataires ? La réponse est définitivement oui !
La nuance que je souhaite apporter serait que seuls les prestataires présents toute la journée et toute la soirée sont concernés.
En effet, ce n’est pas très pratique pour un prestataire, comme le photographe qui vous suit toute la journée,ou le vidéaste, ou encore le DJ de prévoir son repas ou d’aller s’acheter un sandwich (et donc s’absenter alors qu’il est censé être à votre mariage).
Par contre le caricaturiste qui aura croqué pendant 1 heure 30 vos invités, ou encore le pâtissier venu juste livrer et présenter votre pièce montée, ne sont pas censés vous réclamer un repas.
Pourtant, par expérience et pour l’avoir déjà vécu, il y en a parfois qui le font, a vous de voir!
Vous pouvez leur toujours proposer petite une coupe de champagne et quelques pièces cocktails pour le vin d’honneur qui feront toujours plaisir.
*Quand servir le repas à mes prestataires?
Au niveau du timing, il est préférable de faire manger vos prestataires en même temps que vous et surtout de s’assurer qu’ils soient servis en même temps que vous!
Car s’ils ont leur assiette en dernier (ce qui est souvent le cas),quand ils commencent à manger une animation se met en place alors ils partent prendre des photos (mettre de la musique, vidéo ou autre) et quand ils reviennent, soit c’est froid, soit leur dîner a simplement été débarrassé!
Demandez donc à votre traiteur qu’ils soient servis au même moment, de toute façon à part une musique d’ambiance il ne se passe pas grand chose quand tout le monde dîne, et c’est tant mieux.
*Précisez le travail du prestataire en amont, pendant et après le mariage
Dans certains cas, il faut bien faire préciser auprès de chaque prestataire ce qu’il fait exactement et ce qu’il fourni ou pas.
Par exemple si vous louez une voiture, la décoration florale n’est pas forcément prévue d’office par le prestataire!
Faites-le préciser pour éventuellement en prévoir une si vous le souhaitez.
Ou bien si vous faites une cérémonie laïque sur votre lieu de réception, faites-vous préciser si des chaises seront mises à votre disposition ou si vous devrez en louer et qui les mettra en place (et là, grande surprise, ce n’est pas forcément prévu par la salle ni le traiteur, surtout si vous louez des chaises à l’extérieur).
Ou autre exemple pour le traiteur, il ne reprend pas d’office avec lui toutes les ordures, (et pour peu que le domaine ou château vous demande à ce que les poubelles soient enlevées!) ou bien le traiteur ne prévoit pas forcément de faire le ménage à la fin de sa prestation…
Et si la salle de réception que vous louez vous demande de nettoyer les lieux à votre départ, il faudra bien le faire, et ce n’est pas toujours agréable! Ou demandez si lieu vous propose un forfait nettoyage souvent entre 50 et 150€!
*Validez chaque service demandé avec chacun des prestataires du mariage
Quinze jours avant le mariage, revérifiez avec chaque prestataire sa prestation : à quelle heure il doit arriver, tout ce qu’il doit faire etc…
Et après, n’hésitez pas à envoyer un mail de confirmation de tous ces points.
Cela vous permettra d’ajuster les éventuels imprévus ou d’être sûrs que vos derniers changements envoyés par mail ont bien été pris en considération.
En règle générale, n’hésitez pas à relire tous les contrats qui vous avez signés.
Si quelque chose n’est pas clair, n’hésitez pas à en faire part à votre prestataire afin de lever vos interrogations.
*Comment s’assurer que nos prestataires ne nous lâchent pas le jour “J”?
Il est vrai que ce point est souvent une source d’angoisse surtout quelques jours avant le mariage.
Même si vous ne pouvez garantir à 100% la venue d’un prestataire, si vous avez signé un contrat il est tout de même rare que cela arrive mais vous pouvez essayer de prévenir, ou trouver des solutions.
Tout d’abord, on rappelle encore qu’il est essentiel de signer un contrat avec chacun des prestataires, et de bien relire leurs conditions pour justement pouvoir envisager les conséquences en cas de prestation non complète ou même l’absence totale de prestation.
Si les contrats ne parlent pas de ce point, pensez à bien le faire préciser au prestataire sur le contrat.
Normalement, si ce dernier ne vient pas, vous avez le droit au remboursement du premier acompte et bien sûr le non paiement du solde.
Il est également important de voir tous ces cas lors de votre rendez-vous : absence de prestation ou prestation partielle, par exemple pour le photographe et/ou le vidéaste venu le jour J.
Que se passe t-il si à cause d’un défaut technique ou d’une erreur ils ne peuvent vous remettre qu’une partie ou aucune photo ou le film ?
Il faut bien confirmer tout ce qui aura été vu lors de vos échanges de mails et également demander une confirmation par mail au prestataire sélectionné.
Enfin, interrogez tous les prestataires sur ce qu’il se passe, si le jour J, il a un empêchement (accident, maladie, etc) pour prévoir un plan B au cas où!
*Cette journée, c’est VOTRE journée.
Imaginez la comme vous l’entendez.
Tout ne se déroulera pas absolument comme prévu. Jamais.
Malgré toute la bonne volonté du monde, il y a toujours des imprévus, et vos professionnels savent gérer ces situations.
Alors, ne vous inquiétez pas, faites leur confiance, et sachez lâcher prise.
Un vrai professionnel: c’est la sécurité!
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